DigiCampuz-concept omarmd

Scholengroep Pontes is een conglomeraat van verschillende middelbare scholen in Goes en Zierikzee. Op drie locaties (twee in Goes en één in Zierikzee) wordt les gegeven aan leerlingen op het vwo, het gymnasium, de havo, het vmbo en het praktijkonderwijs. In totaal heeft Pontes zo’n 3.000 leerlingen en circa 350 personeelsleden.

Paula de Nooijer-van Brummelen is directeur Bedrijfsvoering bij de scholengroep en in die hoedanigheid nauw betrokken bij het traject dat aan de daadwerkelijke migratie richting Microsoft Azure vooraf gaat. Werkten de Pontesscholen in eerste instantie nog met drie verschillende leeromgevingen, sinds 2014 is dit gecentraliseerd. “We zijn naar één leeromgeving gegaan en hebben alle servers de school uitgedragen. Die heeft IT-Workz weer opgebouwd in een datacenter buiten de school. Vervolgens hebben wij het DigiCampuz-concept omarmd.”

Aanbesteding uitschrijven

De omvang van Scholengroep Pontes maakt dat zij voor de benodigde dienstverlening aanbestedingen moet uitschrijven. De eerdere situatie was dermate leverancier-specifiek, dat aanbesteden eigenlijk niet mogelijk was. Daar moest verandering in komen, vond ook De Nooijer-Van Brummelen. “We willen naar een leverancier-onafhankelijke cloudomgeving om onze data in SharePoint op te slaan.”

Tegelijkertijd stapt Pontes over op Windows 10. “In de herfstvakantie van het schooljaar 2019/2020 stappen we in één keer over, naar Microsoft Azure en Windows 10”, aldus De Nooijer-Van Brummelen.

Keuze maken

Microsoft Azure en Office 365 zijn verschillende mogelijkheden wanneer het aankomt op een cloudbased leeromgeving. “We hebben ook gekeken naar wat Google te bieden heeft. Maar uiteindelijk viel de keuze op de Office-variant, aangezien dit ook het pakket is waarmee onze leerlingen eindexamen moeten doen. Ze moeten met Word en Excel kunnen werken, niet met een Google-achtige look-a-like.”

Daarnaast waren de veiligheidseisen en privacy policy van Microsoft meer conform de eisen en verwachtingen van Scholengroep Pontes. “In dit kader leek het ons het meest logische om een nieuwe omgeving op te bouwen binnen Windows. Daarom hebben we uiteindelijk voor
de Office-omgeving gekozen.” Microsoft biedt een gratis Office-versie aan onderwijsinstellingen en leerlingen. “De programma’s binnen dit gratis Office-account, zoals Teams, bieden veel toegevoegde waarde op het gebied van samenwerking”, licht De Nooijer-Van Brummelen de keuze voor een Office-omgeving verder toe.

Herkenbaarheid

Scholengroep Pontes en IT-Workz zorgen ervoor dat leerlingen en leraren zo min mogelijk merken van de migratie. “De structuur zoals wij die kennen, zetten we zoveel mogelijk over in de SharePoint-omgeving. Dan ziet iedereen dezelfde mappenstructuur en opbouw en heeft men dezelfde rechten.” Een goede voorbereiding is het halve werk, maar ervan uitgaan dat alles compleet vlekkeloos verloopt zou wel héél optimistisch zijn. De eerste dagen na de herfstvakantie zijn er uitgebreide cursussen en workshops ingepland en is er ondersteuning aanwezig op de locaties. “Leraren moeten in ieder geval de basistaken uit kunnen voeren.

Daarnaast gaan medewerkers van de verschillende locaties ‘Train de Trainer’-sessies volgen, zodat zij leerlingen en collega’s daar waar nodig kunnen ondersteunen.” Door een aantal medewerkers uit verschillende lagen van de organisaties te betrekken bij de fase voorafgaande aan de migratie, kunnen veel uitdagingen al op voorhand worden getackeld. “We vertellen hen dan: ‘Dit is het functioneel ontwerp. Wat vind je ervan? Missen we nog iets?’ Op deze manier nemen we hen als het ware mee richting de nieuwe omgeving in de cloud.” Met deze aanpak borgt Scholengroep Pontes het draagvlak binnen de organisatie.

Kind kan de was doen

Voor de leerlingen en docenten is de Campus 365-schil, die door IT-Workz over de nieuwe Azure-omgeving heen wordt aangeboden, een goed hulpmiddel. “Hierdoor navigeren eindgebruikers eenvoudig door de nieuwe leeromgeving en vinden ze snel de documenten die ze nodig hebben. Wat mij betreft kan een kind de was doen, zo eenvoudig werkt het”, aldus de directeur Bedrijfsvoering. Uiteindelijk wordt er ook nog wel een duidelijke handleiding gefabriceerd, maar zeker wat betreft de leerlingen verwacht De Nooijer-Van Brummelen weinig problemen. “Die zijn opgegroeid met de cloudomgeving en OneDrive.”

Planmatig werken Scholengroep Pontes en IT-Workz richting de eerstvolgende herfstvakantie, waarin de grote migratie écht plaats gaat vinden. “Na het goedkeuren van het structureel ontwerp, wordt het netwerk nogmaals kritisch bekeken: is dit de manier waarop we willen gaan werken? Daarna komt het aan op testen. Vanaf één schoollocatie gaan we kijken of het werkt zoals we voor ogen hebben.” De stuur- en werkgroep, waarbinnen medewerkers van IT-Workz en Pontes samenwerken, kijken eveneens naar de behoefte aan en noodzaak tot scholing voor personeel. Alles met het oog op oktober 2019: vanaf dan is de overgang naar Azure en Windows 10 een feit.