Google search engine

Sinds eind oktober 2021 maakt de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) gebruik van het studentinformatiesysteem (SIS) van Educator, onderdeel van Breens Network. Dit nieuwe systeem heeft sindsdien alle zes de academies binnen de AHK geholpen. Van het vereenvoudigen van administratieve taken tot het beter stroomlijnen van onderwijsprocessen en het faciliteren van persoonlijk onderwijs.

Datagedreven besluitvorming en persoonlijk onderwijs bij AHK

Sinds eind oktober 2021 maakt de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) gebruik van het studentinformatiesysteem (SIS) van Educator, onderdeel van Breens Network. Dit nieuwe systeem heeft sindsdien alle zes de academies binnen de AHK geholpen. Van het vereenvoudigen van administratieve taken tot het beter stroomlijnen van onderwijsprocessen en het faciliteren van persoonlijk onderwijs.


Efficiëntere administratie

De Centrale Student Administratie (CSA) van de AHK ondersteunt collega’s bij de academies en probeert het studenten zo makkelijk mogelijk te maken. Zo organiseert de afdeling onder andere de inschrijvingen van de studenten en cursisten en wordt het collegegeld geïnd. Ook ondersteunen ze buitenlandse studenten bij hun inschrijving, bijvoorbeeld met de aanvraag van een visum. Om hun werk efficiënter te doen, is een paar jaar geleden al het papierwerk vervangen door een digitaal archief in Educator. Daarna was het tijd voor de volgende stap.

Laura Smit, Hoofd van het CSA-team, vertelt: “Mijn team en ik gebruiken Educator nu onder andere voor het maken van facturen, het inschrijven van studenten, het archiveren van documenten en het bijwerken van de onderwijscatalogus. Ook zetten we in Educator mailtemplates klaar voor het nieuwe schooljaar. Zo kunnen we eenvoudig grote groepen studenten in één keer een mail sturen.”

Overzichtelijk inschrijfproces

Een ander element dat sinds de ingebruikname van het nieuwe SIS efficiënter is geworden, is het inschrijfproces. Het inschrijfproces van de AHK kent twee keuzes: sommige opleidingen kiezen ervoor om studenten zich te laten aanmelden via Studielink, waarbij ze toelatingsdossiers via gekoppelde systemen moeten indienen. Maar de meeste opleidingen kiezen ervoor om eerst een toelatingsprocedure te doen. Laura: “Vaak wordt maar 10% toegelaten en deze groep meldt zich vervolgens via Studielink aan. Het heeft geen zin om al met inschrijvingen aan de slag te gaan als ze niet worden toegelaten.” Daarnaast komen zo’n 30% van de studenten uit het buitenland, waar iets meer handmatig werk bij komt kijken, licht Laura toe: “Voordat we deze groep daadwerkelijk kunnen inschrijven, moeten we eerst nagaan of ze toegelaten zijn, de juiste vooropleiding hebben, betaald hebben en een geverifieerde kopie van een legitimatie ontvangen hebben. Voor dat laatste heeft Studielink een functie ontwikkeld waardoor wij geen paspoorten meer hoeven te controleren.”

Educator helpt bij het inschrijfproces door zoveel mogelijk werk in één keer te doen, zonder dat studenten zich een nummertje voelen. Laura: “Via gepersonaliseerde e-mails sturen we nu onder andere facturen en reminders in bulk. Het is heel fijn om dit via het SIS te doen, waar alle informatie op één plek te vinden is en het ook meteen je archief is. Het zou eigenlijk mooi zijn als de binnenkomende e-mail van studenten in de toekomst ook in het SIS terecht komen, dan heb je echt alles bij elkaar.” Ook heeft Educator een functionaliteit gebouwd waarmee er een automatische filter is op inschrijfeisen. “Daardoor kunnen we heel eenvoudig controleren wie er aan welke eisen al heeft voldaan en studenten herinneren aan hun openstaande inschrijfeisen. Dat zijn fijne aanvullingen waardoor ons werk steeds eenvoudiger wordt,” aldus Laura.

Facilitator van onderwijsprocessen

Naast de CSA zien de academies van de AHK ook in de dagelijkse praktijk veel voordelen van het nieuwe SIS. Jarmo Kuipers, medewerker ICTO (ICT in het Onderwijs) beheer en administratie bij de Reinwardt Academie, legt uit hoe het SIS de onderwijsprocessen binnen zijn academie faciliteert. Jarmo: “Docenten en decanen gebruiken Educator om de voortgang van studenten bij te houden; hoeveel tentamenpogingen iemand bijvoorbeeld al heeft ondernomen en hoeveel studiepunten iemand nog moet behalen.”
Daarnaast functioneert het SIS ook als een opslagplaats voor belangrijke documenten en als een archief voor de onderwijsondersteuning en decanen van de Reinwardt Academie. Jarmo: “In het SIS slaan we belangrijke documenten, zoals behaalde propedeuses en Bewijzen Betaald Collegegeld, op.” Het systeem biedt de mogelijkheid om met strikte rolverdelingen te werken, waardoor alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde documenten.

Rapportages voor datagedreven besluitvorming

Een andere belangrijke functionaliteit binnen het SIS, waar Jarmo’s team veelvuldig gebruik van maakt, is het uitdraaien van rapportages. “Voor zowel docenten als het management. Als een docent de resultaten van een klas of leerlaag wil inzien, dan maken we dat voor hem of haar inzichtelijk.” Voor het management van de Reinwardt Academie en de AHK gaan de rapportages meer over studierendement en andere belangrijke stuurinformatie om de onderwijspraktijk richting mee te geven. “Die rapportagemogelijkheden sluiten perfect aan bij onze wens om meer datagedreven onze besluitvorming en bedrijfsvoering vorm te geven.”

Persoonlijk onderwijs

Tot slot ondersteunt het nieuwe SIS een andere belangrijke onderwijstrend binnen de Reinwardt Academie: persoonlijk onderwijs. Jarmo: “De implementatie van Educator liep bij ons deels gelijk met het implementeren van een nieuw curriculum. Bachelor-studenten kunnen nu in het derde jaar zelf hun curriculum samenstellen. Dit is een intern minortraject, waarbinnen we tientallen onderwijseenheden aanbieden. Het was voor ons wel een uitdaging, hoe we dat in Educator konden verwerken, want standaard studienormen en -contracten waren niet meer afdoende. Maar dat hebben we weten op te lossen.” Uiteindelijk werd iedere uitdaging gedurende de implementatie en uitrol van het nieuwe SIS het hoofd geboden. “We krijgen van de studenten zelf eigenlijk geen vragen rondom het SIS, dus daar haal ik uit dat ze binnen Educator heel goed hun weg weten te vinden.” Waardoor er voor het team ICTO tijd overblijft om zich bezig te houden met meer onderwijs-gerelateerde onderwerpen. “We kunnen ons nu veel meer focussen op het verder verfijnen van onderwijsprocessen in Educator. Er gaat namelijk veel minder energie naar het managen van het SIS, of het corrigeren van foutieve data.”

Opgeschoonde data en tijdswinst

De migratie van alle data vanuit het oude systeem was een complex proces, maar de samenwerking met Educator en het implementatieproces verliepen soepel. Daarbij was het opschonen van de data ook een positief resultaat, vertelt Jarmo: “Educator heeft ons ook in staat gesteld om onze data op te schonen. Dat was een belangrijk onderdeel van de implementatie: wat is de gemigreerde data, wat zijn we verplicht om te bewaren en welke data is onjuist?” Nu weten Jarmo en zijn team zeker dat de gegevens in het SIS – en daarmee in de rapportages, nu maar ook over vijf jaar – grotendeels kloppen.
Waar ook veel aandacht naar uit is gegaan en wat de Reinwardt Academie tot op de dag van vandaag veel voordelen oplevert, is de gebruiksvriendelijkheid van Educator. “Ons huidige SIS is veel intuïtiever, krijgen we vanuit de gebruikers te horen. Daar hebben we bij de inrichting van Educator ook echt veel aandacht aan besteed.” Met het nieuwe SIS zijn docenten veel minder tijd kwijt aan administratieve taken en kunnen ze zich focussen op waar ze goed in zijn: lesgeven, kennis overdragen en inspireren. Dit komt het onderwijs ten goede.”

Contact

Heb je vragen over deze case of wil je meer informatie ontvangen? Neem gerust contact met mij op.